5 привычек очень продуктивных людей по электронной почте

Пинг! Проверь электронную почту. Пинг. Проверьте электронную почту еще раз. Пинг. Проверьте. Пинг. Проверьте. Пинг. Проверьте.

Если вы похожи на большинство людей, которые сидят за компьютером весь день, это, вероятно, звучит так, как вы: когда вы в настоящее время не отвечаете на электронное письмо, вы хотите проверить, не у вас есть новые. Затем, когда появляется что-то новое, вы читаете это, обсуждаете, как на это реагировать, а затем считаете, что на данный момент это занимает слишком много времени. «Я вернусь к этому позже», - думаете вы. А если ничего нового, вы нервно задаетесь вопросом, почему. Это потому, что мой почтовый ящик переполнен ?! Таким образом, вы продолжаете проверять каждые 15 секунд, пока что-то не всплывет », тем временем удаляя всю нежелательную почту, которая с тех пор засорила ваш почтовый ящик.

Но жизнь, привязанная к вашей электронной почте, означает те другие проекты, которые вы хотите, и необходимость выполнения «больших отчетов или личных задач» может откладываться на дни, недели или месяцы. Не говоря уже о том, что новое исследование в Канаде показало, что чрезмерная проверка электронной почты может вызвать у вас (сюрприз!) Больший стресс. Поэтому мы попросили пять человек, у которых есть шквал писем, ответить, чтобы рассказать нам, как они укрощают свой почтовый ящик.

Читайте их стратегии, чтобы справиться с глубоким и темным расселением электронной почты.

Я провожу множество быстрых проверок электронной почты в течение дня, чтобы увидеть, не пришло ли что-то важное и срочное, но я выделяю только два раза в день, чтобы полностью разобраться с накопившейся электронной почтой. Разбивая всю тяжелую обработку электронной почты на более крупные куски, я могу быть намного более эффективным и уменьшить ощущение постоянного переключения задач.

”Джейкоб Бэнк, компьютерный ученый, соучредитель и генеральный директор приложения Timeful Calendar

Я отвечаю на приоритеты как можно скорее и сохраняю переписку ясной и очень позитивной. Зная, что я никогда не получу все электронные письма, я отдаю приоритет людям, которые просят о помощи и возможностях, которые поддерживают мое намерение. Я тоже не боюсь использовать! для высоких приоритетов или драматического эффекта.

”Тара Стайлз, инструктор по йоге, автор диеты Make Your Own Rules Diet (25 долларов США, amazon.com) и фитнес-партнер W Hotels

Электронная почта работает быстро и быстро. сегодня переписка, но когда мне нужно обсудить что-то важное или принять решение, я беру трубку. Всегда лучше слышать собеседника на другом конце провода »- интонация в его голосе. Электронные письма часто могут быть неправильно поняты.

Я обнаружил, что обращение с моей электронной почтой так же, как с почтой, творит чудеса. Я создал папки: все: папка для мамы, папка с классом тренировок, папка со знаменитостями, папка для дома, папка для дачи, медицинская папка, детские папки и т. Д. С электронными письмами, организованными по категориям, я легко могу выполнить три шага: найти, принять меры , или удалить. Вам также нужно будет отказаться от подписки на нежелательную почту. Объем нежелательной почты огромен, и тратить время на удаление каждой из них отнимает у вас драгоценное время. Наконец, расставьте приоритеты в письмах, которые требуют внимания именно в этот день. Я нажимаю «Ответить» и перетаскиваю их в угол своего рабочего стола, если я не могу получить к ним доступ в данный момент, в противном случае я использую свое другое правило «не оставлять запрос по электронной почте», ответьте как можно скорее.

”Кэти Кэлер, знаменитый тренер, автор и основатель Sunday Set-Up, клуба здорового питания

Я стараюсь отвечать на электронные письма, как только их вижу, потому что в противном случае они могут попасть в почтовый ящик и игнорироваться. Я рекомендую вам быть отзывчивым, но не лишним. Быстро отвечая и написав короткие электронные письма без цветов, вы можете создать образ работоспособности и внимательности. Даже короткие слова, такие как «Спасибо» или «Понятно», помогут вам сформировать культуру доверия и сигнализировать о том, что вы находитесь на вершине своего почтового ящика.